Çalıştığımız bir çok şirkette yöneticiler şirket çalışanlarının şirketle ilgili deteylı bilgileri ve şirketin yazılmamış kurallarını bilmediğinden yakınıyorlar. Aslında bu yakınmanın esas nedeni, şirketin müşterilerine bıraktığı izlenimin, her çalışana göre farklılık göstermesidir.
Açıkçası, satış bölümü bazen müşteriye "ağabey" diye hitap ederken, muhasebe arandığında "beyefendi" şeklinde hitap edilmesinden başlayarak, müşteriye hizmet verirken farklı çalışanların farklı davranışlar göstermesine kadar uzanıyor. Bazen müşteriler şaşırıp, "aynı şirketle mi çalışıyoruz?", "yoksa bir şeyler mi değişti?" hissine kapılıyorlar.
Bu tür durumlar kurum kültürü ve şirkete aidiyet duygusunun yüksek olduğu şirketlerde daha az yaşanıyor. Tabi, bunun için şirketin çalışanları ile doğru ve etkili iletişim kurması ve sürekli bilgileri güncellemesi, kurum kültürünü yazılı hale getirmesi ve çalışanlara benimsetmesi gerekiyor.
Biz bu işin sadece insan kaynakları bölümünün sorumluluğunda olduğuna inanmıyoruz. İnsan kaynakları işe alırken etkili bir tanıtım eğitimi ile yeni başlayanlara bu bilgileri verebilir, ancak işe başlayan kişiler etrafında gördükleri diğer çalışanların davranışlarının, öğrendikleri ile uyuşmadığını gördüklerinde, öğrendiklerini değil, gördüklerini alışkanlık haline getirmeye başlarlar.
Bu nedenle Şirketin üst yönetiminden başlayarak, vizyon, misyon ve değerleri göz önüne alınarak (Bazen bu bilgileri herkes unutmuş da olabiliyor), gerekirse yenilenerek ya da revize edilerek tüm çalışma birimleri için eskiden yazılı olmayan kurallar tekrar tanımlanmalı, bilgiler güncellenmelidir, örneğin: "Müdürlerime nasıl hitap etmeliyim?", "Üstümün bir üstünü telefonla aramam doğru mudur?", "Sabah işe geç gelirsem ne yapmalıyım?",
İletikom olarak danışmanlarımızla şirketlere bu konuyu bir günde çözecek bir uygulama başlattık. Önceden hazırlanan taslak şirket anayasası, ya da müşteri anayasası baz alınarak tüm beyaz yaka çalışanların katılacağı bir work-shop da, gruplara facilitator atanarak bu taslağın geliştirilmesi ve tamamlanması öneriliyor. Çalışmalarda konsenesus sağlanarak nihai metin oluşturulup, sembolik poster katılımcıların imzasına açılıyor, böylece yazılanları herkes kendi hazırlamış ve onaylamış oluyor. Sonra şirket duvarına asıyoruz.